●ファイル名・フォルダ名を分かりやすく
ファイル名やフォルダ名に統一性がないと、わざわざ開いて確認しなければならないなどの手間がかかってしまいます。
そのため、ファイル名やフォルダ名は一目で見て分かるように付ける必要があります。
＜NG例＞ 「資料①」
＜分かりやすい例＞ 「日付_○○会議（内容)_資料」
ファイル名やフォルダ名に「日付＋内容」のような具体的な名前を付けると探しやすくなります。
●フォルダの階層や分類をはっきりさせる
フォルダを階層に分ければ、必要なデータをすぐに見つけることができます。
＜例＞ 「仕事」→「請求書」→「A株式会社」
このとき、階層を深くしすぎると目的のデータを見つけるまでに時間がかかってしまうため、2~3階層にすることをおすすめします。
●バックアップや削除のルールを決める
パソコン内のデータは日々増えていくため、バックアップや削除のルールを決めて定期的にメンテナンスすることが重要です。
パソコンを使用する頻度にもよりますが、「1ヶ月に1回」「月に1回」など、頻度を決めてデータのバックアップや削除をすることをおすすめします。
